常州工学院教育发展基金会档案管理办法

第一章  总则

第一条 为进一步加强档案管理，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为常州工学院教育发展基金会（以下简称“基金会”）发展服务，特制定本办法。

第二条 基金会接受上级部门文件与发放文件，统一由秘书处备案登记，及时收发，及时登记。

第三条 上一年度所有档案应于次年四月前整理归档，由基金会秘书处指定专人负责管理和保存。

第四条 调阅存档文件资料，须经秘书长批准，并严格办理手续。非基金会工作人员调阅时，需持有正式文件或证明材料，经秘书长签字同意后，方可在基金会相关场所进行查阅。

第五条 基金会及其相关部门应将项目资料汇集、归类和建档保存，杜绝将存档项目资料和正在设计中的项目方案带离基金会办公室。所有工作人员都负有对项目资料和设计中的项目方案予以保密的义务。

第六条 基金会及其相关部门在项目计划完成后，应及时将项目档案进行备份，并将项目档案原件交由秘书处归类存放，并按要求年限妥善保管。

第七条 归档的文件材料必须按年度立卷，基金会及其相关部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。重要文件档案归学校档案室统一管理。

第二章  文件材料的收集管理

第八条 实行部门收集、管理文件材料制度。基金会及其相关部门均应指定专（兼）职人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定，人员变动应及时通知秘书处。

第九条 本基金会印发的文件正本与附件、请示、批复、转发文件（含原件），一律由秘书处统一收集管理。

第十条 由多部门共同参与的活动中形成的文件材料，由会议主办部门收集归卷。

（一）基金会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加相关部门召开的会议等公务活动后，应将会议的主要文件资料向秘书处办理归档手续。

（二）本基金会召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向秘书处办理归档手续。

第十一条 档案管理人员的职责：

（一）按照基金会秘书处的要求做好文件材料的收集、整理、分类和归档工作。

（二）档案管理人员应遵守档案管理的工作要求，忠于职守，维护基金会档案的完整和安全。

第三章  归档范围

第十二条 综合文件，包括基金会成立的登记审批资料、年检报告、基金管理办法、工作条例、工作计划、工作报告等文件资料，以及基金会所获的社会荣誉、往来文件、会议材料、公章使用等信息资料。

第十三条 理事会文件，包括理事会议纪要，票决表，理事会议案文件等资料。

第十四条 捐赠资料，包括捐赠管理制度、捐赠方信息、捐赠票据、捐赠统计分析等资料；捐赠项目评估报告，包括并不限于项目名称、背景、目标、开展方式、开展情况、成果、社会效益等。

第十五条 合同协议，包括基金会与企事业单位、社团组织、及个人订立的关于捐赠、合作、委托事项的协议书、合同书等。

第十六条 宣传资料，包括基金会开展的各类宣传活动的策划方案、总结评估报告、讲话发言稿以及在活动中形成或采集到的媒体报道剪辑、图片、声像等材料。

第十七条 电子档案，包括与基金会工作密切相关的文档资料、音像文件、重要文件的电子版等资料。

第十八条 财务档案，包括财务管理制度、会计政策、财务收支审计报告、财务统计分析等资料。

第十九条 人事档案，包括基金会组织沿革、机构领导人信息、人事任免文件、员工名册及统计等资料。

第二十条 资产材料，包括基金会资产管理制度、资产评估报告、资产统计分析等材料。

第二十一条 其他有关基金会工作、具有查考、保存价值的信息材料。

第四章  附则

第二十二条 本办法由常州工学院教育发展基金会负责解释。

第二十三条 本办法自基金会理事会审议通过后执行。